“Alleen mijn verkoopfacturen gaan nog niet meteen naar Yuki”

Yannis Claerbout – schilder-interieurdecorateur

“Ik zou wellicht nooit spontaan overgeschakeld zijn van klassiek naar digitaal boekhouden”, bekent Yannis. “Mensen en veranderingen, dat gaat niet goed samen. Maar toen ik klant werd bij Lauwers en dat daar al routine bleek, heb ik ook geen seconde getwijfeld om ermee te starten.”

“Als ik zie hoelang mensen soms twijfelen om een nieuwe kleur voor de muren van hun keuken te kiezen, dan is het logisch dat je ook wat aarzelt als je van boekhoudsysteem moet veranderen”, lacht Yannis. Hij is al 8 jaar de goedlachse zaakvoerder van zijn eenmanszaak in interieurdecoratie en schilderwerken. “Ik hou van mijn job,” zegt hij, “en ik stop er graag al mijn energie in ... waardoor er bijgevolg soms niet zoveel tijd en energie overblijft om met mijn boekhouding bezig te zijn. Iedereen weet hoe dat dan gaat: de facturen en bonnetjes blijven al eens een week of – o horror – twee weken liggen en dan heb je vervolgens een hele zaterdag nodig om wegwijs te geraken uit de ellende. Bovendien deed ik de boekhouding dan ook nog grotendeels zelf.”

En toen werd Yannis klant bij Buro Lauwers. “Eigenlijk was dat het ogenblik dat ik voor het eerst hoorde spreken over digitaal boekhouden. Door de manier waarop Luc het uitlegde was er voor mij ook geen reden meer om met mijn oude manier van werken door te gaan. Ik heb niet getwijfeld en heb een Yuki-account aangemaakt. Sindsdien spaar ik tijd. En heb ik overzicht.”

Tijdwinst

In het geval van Yannis wordt de tijdswinst vooral aan de kant van de inkomende facturen geboekt. “Ik maak jaarlijks niet zoveel verkoopfacturen. De meeste verstuur ik digitaal. Het gebeurt dat ik nog eens eentje afprint voor opdrachten die ik in regie uitvoer. Dan gebruik ik de print om ter plekke op de werf alles samen met de klant nog eens af te vinken.”

“Ik weet dat ik mijn facturen ook met het Yuki-programma kan maken en versturen maar mijn vriendin heeft nu eenmaal zo een handige Exceltemplate gemaakt, en daarmee kan ik perfect uit de voeten. Enfin, zij. De eerlijkheid gebiedt mij dat Elien degene is die de facturen opmaakt. Ik ben het echter die ze vervolgens upload naar Yuki. In de ideale wereld zou ik dat meteen kunnen doen maar ik wacht daar meestal mee tot de klant betaald heeft. Stel dat het een slechte betaler is, dan zou ik al kunnen belast worden op een inkomen dat ik nog niet gerealiseerd heb.”

Handig

“De meerwaarde van Yuki vind ik vooral de handige manier waarop je inkomende facturen en onkostenbonnen kan verwerken. Inkomende facturen van mijn leveranciers komen vandaag sowieso allemaal digitaal. Ik zie ze binnenkomen op mijn smartphone en stuur ze meteen door naar mijn Yuki-mailadres, waardoor ze meteen ook in de juiste map zitten om door de mensen van Lauwers verwerkt te worden. Met sommige leveranciers ben ik al een stap verder, die sturen hun facturen zelfs meteen naar dat Yuki-adres. Dat is vooral heel handig en het kost werkelijk geen moeite ...”

Overzicht

“Het enige nadeel is dat ik daardoor de neiging heb om ze niet meer zo nauwkeurig te controleren. Eigenlijk zou ik er iedere keer de afleverbon moeten bijnemen om beide te vergelijken. Soms komen die echter via mail en krijg ik ook een exemplaar van de transporteur, waardoor er verwarring ontstaat en ... Soit, ik moet daar nog eens een systeem voor vinden.”

“Dat doet echter niets af van het grote voordeel; dat je meteen een document terugvindt. Vroeger moest je als facturen nog niet geklasseerd waren beginnen scharrelen in kartonnen dozen. Nu volstaat een simpele zoekopdracht. Bovendien heb ik veel minder achterstallige betalingen want door de koppeling met de bankrekening, heb ik ook meteen een perfect overzicht op zowel de inkomende als de uitgaande facturen die nog niet betaald werden.”

Bonnetjes

“Ook onkostenbonnetjes, van restaurantuitgaven bijvoorbeeld, scan ik met mijn smartphone meteen in bij het afrekenen ... enfin als Elien mee is, doet zij dat. Als ik alleen ben met klanten, stop ik het eerst in mijn zak en neem ik er thuis een foto van om in de app up te loaden. Het kan maar zo gemakkelijk zijn. Het is een kleine moeite en ook mijn boekhouder wordt er blij van.”

“Aangezien ik werk binnen een eenmanszaak gaan tenslotte ook alle fiscale attesten die betrekking hebben op onze particuliere gezinshuishouding meteen naar Yuki, zodra ze inde mailbox vallen.”

Controle

Digitaal boekhouden is niet alleen gemakkelijker en minder tijdrovend dan de uitdovende papieren methode. Het is ook een perfecte basis om professionele beslissingen te nemen.

“Mijn Yuki-dashboard dat ik online kan raadplegen stelt mij in staat om het overzicht te bewaren en te vergelijken, met vorige boekjaren of kwartalen bijvoorbeeld. Je ziet ook snel als er iets niet klopt. Een tijd geleden had ik het gevoel dat ik heel veel bedrijfsvoorheffing moest betalen terwijl mijn inkomsten gedaald bleken, hoewel ik toch heel hard had gewerkt. Een belletje naar mijn contactpersoon bij Lauwers maakte veel duidelijk. Daar word je alleen maar slimmer van.”

“Hoe dan ook, het is niet omdat je inzicht krijgt in je cijfers dat je ze ook snapt. Als ik een investering plan of een belangrijke knoop moet doorhakken, zal ik toch altijd eerst naar mijn contactpersoon bij Lauwers bellen.”