Gun uzelf het gemak (en het plezier) van digitaal boekhouden
Uw boekhouding in Yuki wordt opgebouwd aan de hand van de documenten en banktransacties die u zelf aanlevert. Hieronder wordt beschreven hoe u dit zo efficiënt mogelijk kunt doen.
Onthoud één belangrijke regel: eerst documenten dan banktransacties. Voor een optimale verwerking door Yuki is het aan te raden dat u eerst de facturen aanlevert voordat u de banktransacties doorstuurt. We overlopen de verschillende mogelijkheden.
1. Scannen
U kan documenten aanleveren met behulp van de Yuki ScanWizard. De ScanWizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar uw persoonlijk domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via de Yuki ScanWizard aangestuurd worden. Wordt uw scanner niet ondersteund, dan kan u de documenten eerst scannen naar uw computer om ze vervolgens op te laden.
Google Chrome (browser) ondersteunt de ScanWizard niet. Wil u toch met Chrome werken, dan is het nodig om de extensie ClickOnce for Google Chrome te installeren.
Zo bereidt u de scan voor:
U mag de documenten in jpg- en pdf-formaat aanleveren. Let er bij pdf-documenten wel op dat u er zelf voor moet zorgen dat u maar één factuur per pdf aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet u ook in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF-bestanden opsplitsen.
2. Uploaden
Met uploaden bedoelen we het opladen van bestanden op uw computer (harde schijf) naar uw Yuki-domein. De centrale plaats om op te laden is de Yuki Postbus bol.
3. Via gedeelde Dropbox of Google Drive folder synchroniseren
Een alternatieve aanlevermethode gaat via Dropbox en/of Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als u al Dropbox of Drive gebruikt, kan u in uw Dropbox- of Drive-account een map aanmaken die u vervolgens deelt met 'dropbox@yuki.be' of, voor Drive, met 'support@yuki.be'.
Van zodra de gedeelde Dropbox-folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei submappen creëren die de indeling van uw digitaal archief volgen (enkel Dropbox). Als u vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze ophalen en importeren in de juiste map.
Meer informatie over het delen van deze mappen en de werking kan u terugvinden in het artikel 'Dropbox map delen met Yuki' en 'Drive map delen met Yuki.
4. Documenten naar administratie mailen
U kan ook documenten mailen (of laten mailen) naar het unieke e-mailadres dat met uw domein verbonden is: domeinnaam@yukiworks.be. Een stapje verder: u kan er ook voor kiezen om de facturen van leveranciers die hun facturen elektronisch doorsturen, rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen.
5. Via de Yuki app mailen
Een foto gemaakt van een bonnetje met de Yuki App wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.be blijft dus altijd bestaan.
Heeft u vragen? Aarzel niet om ons te contacteren.
Onthoud één belangrijke regel: eerst documenten dan banktransacties. Voor een optimale verwerking door Yuki is het aan te raden dat u eerst de facturen aanlevert voordat u de banktransacties doorstuurt. We overlopen de verschillende mogelijkheden.
1. Scannen
U kan documenten aanleveren met behulp van de Yuki ScanWizard. De ScanWizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar uw persoonlijk domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via de Yuki ScanWizard aangestuurd worden. Wordt uw scanner niet ondersteund, dan kan u de documenten eerst scannen naar uw computer om ze vervolgens op te laden.
Google Chrome (browser) ondersteunt de ScanWizard niet. Wil u toch met Chrome werken, dan is het nodig om de extensie ClickOnce for Google Chrome te installeren.
Zo bereidt u de scan voor:
- Verwijder nietjes, paperclips en dergelijke.
- Zorg dat alle pagina's los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar ‘kleven’ tijdens het scannen.
- Tel het aantal pagina's dat u op de scanner legt, zodat u achteraf kunt controleren of elk pagina werd verwerkt.
- Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger.
- Zorg dat documenten die uit meer dan één pagina bestaan ook na elkaar gescand worden.
- Let op, soms staat er op de achterkant van een document ook belangrijke informatie, die we nodig hebben voor de administratie.
U mag de documenten in jpg- en pdf-formaat aanleveren. Let er bij pdf-documenten wel op dat u er zelf voor moet zorgen dat u maar één factuur per pdf aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet u ook in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF-bestanden opsplitsen.
2. Uploaden
Met uploaden bedoelen we het opladen van bestanden op uw computer (harde schijf) naar uw Yuki-domein. De centrale plaats om op te laden is de Yuki Postbus bol.
3. Via gedeelde Dropbox of Google Drive folder synchroniseren
Een alternatieve aanlevermethode gaat via Dropbox en/of Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als u al Dropbox of Drive gebruikt, kan u in uw Dropbox- of Drive-account een map aanmaken die u vervolgens deelt met 'dropbox@yuki.be' of, voor Drive, met 'support@yuki.be'.
Van zodra de gedeelde Dropbox-folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei submappen creëren die de indeling van uw digitaal archief volgen (enkel Dropbox). Als u vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze ophalen en importeren in de juiste map.
Meer informatie over het delen van deze mappen en de werking kan u terugvinden in het artikel 'Dropbox map delen met Yuki' en 'Drive map delen met Yuki.
4. Documenten naar administratie mailen
U kan ook documenten mailen (of laten mailen) naar het unieke e-mailadres dat met uw domein verbonden is: domeinnaam@yukiworks.be. Een stapje verder: u kan er ook voor kiezen om de facturen van leveranciers die hun facturen elektronisch doorsturen, rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen.
5. Via de Yuki app mailen
Een foto gemaakt van een bonnetje met de Yuki App wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.be blijft dus altijd bestaan.
Heeft u vragen? Aarzel niet om ons te contacteren.