“Hartzeer als ik zie hoeveel stielmannen tijd verliezen met boekhouden”

Pieter Ysenbaert – zaakvoerder Immo123-Vanys Real Estate

“Ik vind het zonde dat stielmannen die nooit genoeg tijd hebben, niet een paar uur investeren om te leren hoe ze op een efficiënte manier digitaal kunnen boekhouden.” Pieter Ysenbaert werkt zelf al sinds 2019 met Yuki. “Ik ben geen expert”, zegt hij, “maar dankzij het boekhoudprogramma win ik een dag in de week.”

Pieter is zaakvoerder van Immo123 en Vanys Real Estate, twee commerciële entiteiten die thuishoren onder dezelfde vennootschap. “Het boekhoudprogramma Yuki kan die constructie zonder problemen aan”, zegt hij. “Daardoor heb ik op elk ogenblik een actueel zicht op de boekhoudkundige en financiële situatie van beide activiteiten. Iets waar we in de papieren boekhoudtijden maanden op moesten wachten. Voor onze managementvennootschappen gebruiken mijn vennoot en ik ook nog een persoonlijk Yuki-account”

Gedaan met het gedoe

Pieter had de dozen vol papieren facturen en bonnetjes al uit zijn leven gebannen toen Luc Lauwers hem met Yuki liet kennismaken. “Het programma waar ik voordien mee werkte blokkeerde geregeld bij het herkennen van de inkomende facturen, waardoor we toch vaak nog manueel moesten tussenkomen. De uitgaande facturen moesten eerst geprint worden en vervolgens ingescand worden om ze uiteindelijk via mail de deur uit te krijgen. Veel gedoe en tijdverlies.”

Vandaag loopt de procedure iets gesmeerder ten kantore Ysenbaert. “We hebben al onze leveranciers gevraagd om enkel nog digitale facturen te sturen. 95% van hen doen dat intussen ook. Mijn vennoot forwardt die elke dag gedisciplineerd naar ons Yuki-adres, waardoor ze meteen in de juiste boekhoudmap terechtkomen om bij Lauwers verwerkt te kunnen worden. Dankzij de coda-link van de bank houden we zicht op de facturen die we nog moeten betalen.”

Offertes

Pieter zelf buigt zich over de uitgaande facturen. “Het is een plezier om facturen te maken. Met één klik zijn ze vanuit het Yuki-programma verstuurd naar de klant en kunnen we ook dag na dag opvolgen welke betalingen al binnen zijn en welke nog moeten gebeuren. Als klanten te laat betalen krijgen ze automatisch een rappel. Yuki heeft ook een module om offertes op te stellen maar dat is in ons geval voorlopig nog niet bruikbaar. Bouwheren willen gedetailleerde tussentotalen kunnen zien voor elk onderdeel van hun offerte en dat is op dit ogenblik nog niet mogelijk.”

Kies voor minder stress

Pieter moet niet meer overtuigd worden van de voordelen van digitaal boekhouden. Hij probeert zelfs mensen in zijn netwerk te overhalen om het zelf ook te proberen. “Ik doe dat spontaan. Het doet mij hartzeer als ik zie hoe sommige van de stielmannen waarmee we geregeld samenwerken lange dagen kloppen op de werf en zich dan ’s avonds of in het weekend nog vaak uren achter hun computer moeten dwingen om hun papieren op orde te krijgen. Mochten ze een paar uur investeren om te leren hoe ze op maat van hun activiteit met een programma als Yuki kunnen werken, hun leven zou zoveel minder stressvol worden.”

Bonnetjes

Binnenkort start Pieter een nieuw fase in het gebruik van het boekhoudprogramma. “We willen uittesten of we Yuki ook vlot kunnen inzetten voor ons verhuurbeheer. Bedoeling is dat we maandelijks automatische facturen kunnen uitsturen voor de huurbedragen om dan vervolgens ook op de voet de betalingen te kunnen opvolgen.”

En dan moet Pieter weg. Hij heeft een lunchafspraak met een klant. “Van het bonnetje ga ik na de maaltijd met mijn smartphone meteen een foto nemen met de Yuki-app. Dat duurt 15 seconden en het bonnetje wordt meteen bewaard waar het moet bewaard worden. Vroeger stak ik die dingen in mijn portefeuille om dan op het einde van het kwartaal vast te stellen dat ze verdwenen waren. Ook dat is verleden tijd.”