Kan je de btw van onbetaalde facturen terugvragen?

Het is niet zo verwonderlijk dat enkele van je klanten door de coronacrisis in de problemen zijn gekomen en hun facturen niet meer kunnen betalen. Weet dat je doorgaans recht hebt om je doorgestorte btw terug te vragen. Maar soms gaat dat al gemakkelijker dan anders.

Is de overeenkomst verbroken?

Afhankelijk of je klant een particulier, een bedrijf of een overheidsinstelling is, is de btw die je aanrekent doorgaans opeisbaar zodra de factuur betaald of verstuurd is. Het kan dus best gebeuren dat je het btw-bedrag al hebt doorgestort aan de schatkist vooraleer je zelf een betaling hebt ontvangen.

Als je door een onderlinge overeenkomst met je klant beslist om de overeenkomst te verbreken of de rechter doet dat in jullie plaats, is er geen discussie. De btw-administratie zal je zonder probleem terugbetalen.

Wordt de overeenkomst niet verbroken?

Wordt de overeenkomst echter niet verbroken, dan kan je de btw enkel claimen zodra vaststaat dat de schuldvordering geheel of gedeeltelijk verloren is gegaan. Vanuit het standpunt van de btw-administratie is dat sowieso het geval als je klant failliet ging of zich in een gerechtelijke reorganisatie bevindt, met vermindering van de schuldvordering. Dat kan je boekhoudkundig bijvoorbeeld aantonen door een uittreksel van het vonnis of door een melding in de pers.

In andere gevallen is het een feitenkwestie en zal je moeten aantonen dat de schuldvordering verloren is. Bijvoorbeeld aan de hand van de brieven, mails en telefoons die je hebt gepleegd om je centen te krijgen. Het louter overboeken naar de rekening dubieuze debiteuren is immers onvoldoende om de btw op onbetaalde facturen te recupereren. Het spreekt voor zich dat als je klant nadien toch nog betaalt, je de btw opnieuw zal moeten doorstorten.

Ook als je de betalingsproblemen probeert op te lossen door je klant een gedeeltelijke prijsvermindering toe te kennen, zal de btw-administratie je te veel doorgestorte btw terugbetalen.