Verplicht elektronisch factureren, hoe doe je dat?
Vanaf 1 januari 2026 ben je in België verplicht om in B2B-relaties gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, die rechtstreeks uitgewisseld worden tussen de software van de verkoper, de koper en de overheid. Je facturatiesysteem zal tegen die tijd in staat moeten zijn om facturen in een gestructureerd UBL/XML-formaat te genereren, wat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.
In het handelsverkeer tussen btw-plichtigen verwijst de EU vanaf 1 januari 2026 de papieren factuur naar het verleden. Ook een factuur in PDF-formaat versturen via e-mail of een platform zal niet meer voldoende zijn. Met deze maatregel wil de EU fraude verminderen, transparantie verhogen en grensoverschrijdende handel vergemakkelijken.
De overstap naar e-invoicing biedt ook voordelen voor jouw bedrijf. Verdere digitalisering vermindert de kans op menselijke fouten, versnelt betalingsprocessen en verbetert de cashflow. E-invoicing maakt bovendien betere data-analyse en financiële rapportage mogelijk, wat kan leiden tot meer inzichtelijke bedrijfsbeslissingen.
Facturen genereren in een gestructureerd UBL/XML-formaat
Om e-invoicing mogelijk te maken, moet je facturatiesysteem in staat zijn om facturen in een gestructureerd UBL/XML-formaat te genereren. UBL staat voor ‘Universal Business Language’. Het is ontworpen om de automatisering van financiële informatie-uitwisseling te vergemakkelijken en bewijsstukken en verwerkte transacties ondubbelzinnig aan elkaar te koppelen. Bij het opstellen van een UBL-factuur wordt alle relevante factuurinformatie, zoals bedragen, data en btw-tarieven, in een gestructureerd en vast XML-formaat gegoten. Dit standaardformaat maakt de wereldwijde uitwisseling van gegevens eenvoudig. UBL-facturen worden ook geïntegreerd in internationale netwerken zoals Peppol.
Financiële tegemoetkomingen
Tegen het einde van dit jaar zullen we je verder adviseren over hoe je in de praktijk een factuur kunt opmaken, zodat je naast je vertrouwde PDF-factuur ook een UBL-bestand kunt versturen.
Om eventuele kosten van noodzakelijke IT-ingrepen in je systeem te verlagen, voorziet de wetgever een fiscale gunstmaatregel voor zelfstandigen en kleine vennootschappen. Zo zijn bijvoorbeeld de kosten voor factureringspakketten voor het opstellen, verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen 120% aftrekbaar. Dit geldt ook voor specifiek advies of abonnementskosten voor factureringspakketten. Afschrijvingen van facturatiesoftware zelf zijn echter uitgesloten van de verhoogde kostenaftrek.
Vanaf 1 januari 2025 wordt het basistarief van de investeringsaftrek voor natuurlijke personen en kleine vennootschappen permanent verhoogd naar 20% voor digitale vaste activa. Voor boekjaar 2024 bedraagt dit 15,5%, in plaats van de 8% voor ‘gewone’ investeringen.