Vleeshandel Vens koos voor 100% digitaal boekhouden

Begin dit jaar zette Vleeshandel Vens de stap naar digitaal boekhouden. “Omdat ik niet van half werk hou, koos ik meteen voor het volledige pakket van het boekhoudplatform Yuki”, zegt zaakvoerder Luc Vens. “De overschakeling verliep niet alleen moeiteloos, de meerwaarde laat zich 5 maanden later op alle fronten voelen. Ik kan het iedereen aanraden.”

Luc Vens: “Weg met de paperassen en focussen op wat echt telt”

Vleeshandel Vens is een vleesgroothandel die aan de horeca levert maar ook 5 slagerijen runt in Lendelede, Kortrijk, Moeskroen, Dottenijs en Ieper. “De boekhouding is daardoor niet zo simpel en redelijk divers”, vertelt Luc Vens. “Vandaar dat ik er wel oren naar had toen Accountantsburo Lauwers voorstelde om een en ander minder omslachtig en transparanter te maken.”

Wat was het probleem?

“Je kan dat best omschrijven als: het gebrek aan een actueel beeld van de boekhoudkundige toestand van het bedrijf. Eén keer per maand kwam de boekhouder langs voor de btw-aangiftes. Dat was meteen ook het ogenblik waarop alle vragen besproken konden worden. Tussendoor konden we natuurlijk altijd bellen maar de documenten die belangrijk waren konden we op dat moment niet delen. Los daarvan was het een hele papierwinkel, waar onafgebroken veel zorg en tijd moest aan besteed worden. Zorgen dat facturen manueel betaald werden, zorgen dat openstaande facturen van klanten opgevolgd werden, … Er waren genoeg redenen om de digitale manier van werken en automatiseren een kans te geven.”

Hoe ging de overschakeling in zijn werk?

“We hebben ons goed laten informeren door Lauwers en vervolgens een datum voor de overschakeling bepaald. Leveranciers die nog papieren facturen stuurden, heb ik gevraagd om voortaan enkel nog digitale documenten te gebruiken. Op 1 januari 2020 hebben we de overstap gemaakt. Vandaag werken we 100% digitaal. Want dat was mijn voorwaarde, ik had geen zin om een beetje digitaal te gaan.”

“Aankoopfacturen komen nu rechtstreeks in het boekhoudpakket Yuki terecht en worden automatisch ingeboekt. Via de betaallijstmodule en de koppeling met de bank worden ze stipt betaald. Het programma waarmee ik mijn verkoopfacturen maak, synchroniseert vlekkeloos met Yuki. Aangezien de rekeninguittreksels via de codabestanden dagelijks worden verwerkt, kan ik openstaande klanten en leveranciers nu met een muisklik opvolgen. Dat geldt trouwens ook voor alle andere boekhoudkundige resultaten. Waar ik anders het einde van de maand moest afwachten om een accuraat beeld te krijgen, kan ik nu op gelijk welk ogenblik aflezen hoe het hart van het bedrijf klopt. Over alle banken heen krijg ik meteen een overzicht van de liquiditeiten.”

“Ik vind het ook bijzonder handig dat ik via de zoekfunctie en het dashboard van Yuki meteen alle mogelijke documenten kan terugvinden. Gedaan met snuffelen in mappen en bladeren door tientallen papieren. Het is echter niet omdat alles geautomatiseerd verloopt dat er geen controle meer gebeurt. Mijn dossierbeheerder volgt alle verrichtingen nauwgezet op en als ik een vraag heb over een document of er loopt iets fout, kan ik via de communicatiemodule van Yuki meteen, met het document op het scherm, vragen stellen. Geen twijfels meer, geen vragen die blijven rondspoken; meteen een concreet antwoord.”

Wat zijn de gevolgen?

“Ik spaar zeeën van tijd uit en ik heb, met minder inspanning en problemen, het gevoel dat ik meer controle heb. Al het tijdrovende werk dat met papieren documenten gepaard gaat, is verdwenen. Die tijd kan ik nu besteden aan dingen die er wel toe doen: opvolgen van de kosten, moeilijke betalers, plannen maken. Bovendien is mijn bedrijf klaar voor de volgende generatie.”

Wat is je boodschap aan mensen die nog twijfelen?

“Dat ze dat niet mogen doen. Zelfs mensen die weinig ervaring hebben met digitale toepassingen, hebben de nieuwe manier van werken in geen tijd onder de knie.”

“We hebben ons heel goed laten begeleiden door Accountantsburo Lauwers en kregen zeer concreet uitgelegd hoe we Yuki moesten gebruiken. De eerste maand was dat vanzelfsprekend een beetje zoeken, omdat je al je ingebakken routines moet aanpassen. Ik heb echter snel gemerkt dat Yuki eigenlijk ook gewoon een … leuke manier van werken is, waardoor je zeer snel zal merken dat de aanpassing een offer is die de omschakeling meer dan waard is.”

Ook geïnteresseerd in een omschakeling naar digitaal boekhouden? Aarzel niet om ons vrijblijvend om informatie te vragen.